Es lógico que los responsables de una empresa duden y se formulen decenas de preguntas antes de gestionar cambios en procesos de nuevo software. ¿Valdrá la pena? ¿Será muy complicado el proceso de implementación? ¿Para qué necesitamos un programa nuevo si con el que ya tenemos las cosas funcionan bien? ¿Qué garantías me da el proveedor IT?
Si bien estos temores son lógicos, no deben ser un obstáculo que impida o detenga nuestro camino hacia la digitalización de los procesos. Lo importante es que planifiquemos, que diseñemos un plan de implementación adecuado, capaz de prever problemas, resistencias y capacitación.
Aquí, 6 consejos que lo pueden guiar en este momento:
1.- Explicar la necesidad
La resistencia al cambio es uno de los factores que más pueden dificultar el proceso hacia la digitalización. Los equipos de trabajo suelen estar acostumbrados a trabajar de una manera y, muchas veces, se oponen a modificarla. Por eso, es clave que se organice una reunión con todos los miembros de la organización y se les explique por qué es necesario un nuevo software y cuáles serán sus beneficios: mayor automatización, reducción de errores, posibilidad de seguimientos, etc. En definitiva, contarles cuáles son las ventajas que ellos percibirán en su día a día de trabajo.
2.- Capacitación
Aunque se traten de softwares intuitivos y fáciles de operar, la implementación de un nuevo software en una empresa requiere horas de capacitación.
Es importante, además, que el proveedor IT ofrezca un acompañamiento en el proceso de implementación. En el caso de Planexware, por ejemplo, poseemos dos áreas dedicadas a esto: Implementaciones, se encarga de dar soporte al proceso de puesta en marcha, desarrollo de interfaces y entrenamiento de personal; mientras que Mesa de Ayuda resuelve problemas que puedan surgir 24/7.
Se recomienda, además, crear un documento accesible a todo el equipo que pueda consultarse en cualquier momento. Solo mediante la capacitación se puede reducir el trauma de la adaptación.
3.- Designar un líder digital
También conocido como Power User, será el encargado de responder todas las preguntas o, al menos, saber dónde encontrar las respuestas. Su función no sólo será de guía en el proceso de implementación, sino que también servirá para generar un “efecto contagio”, que estimule al resto del equipo.
4.- Participación
Una excelente forma de generar un mayor compromiso entre todos los miembros del equipo es involucrarlos desde el primer momento. Por ejemplo, pidiéndoles su opinión al momento de tomar la decisión de adquirir una solución digital o qué proveedor les parece más conveniente. Una decisión horizontal -y no una impuesta jerárquicamente- será sin dudas mejor recibida.
5.- Planificá la transición
Una implementación bien organizada no presentará problemas mayores, pero es necesario saber que consta de distintas etapas y requerirá de decisiones que se tomarán en base a las características de cada empresa, programa y trabajo. Por ejemplo, ¿conviene desistalar el software anterior y comenzar a usar el nuevo de un día para el otro o es mejor usar los dos de manera paralela durante un tiempo? La respuesta sería, depende el caso.
6.- Recompensas
Cuando se implementa un nuevo software, varios integrantes del equipo seguramente tendrán que haber trabajado más de lo habitual. O porque se encargaron de investigar alternativas, analizar costos, elaborar tutoriales, integrar la nueva solución con el ERP, etc. Esas personas, sin dudas, merecen un premio.
