Testimonio de Lorena García, Socia-Gerenta de Huertas del Pilar
La primera ventaja que percibimos al integrar los pedidos recibidos en nuestro ERP, fue la rapidez. Antes teníamos que cargar todas las órdenes de compra a mano, buscar el cliente, las listas de precios. Ahora con un click ingresan todos los pedidos a nuestro sistema de gestión. Además nos permite un doble rechequeo porque mantenemos la consulta web. El proceso en sí es rapidísimo. Pasamos de tardar alrededor de 2 horas para procesar las órdenes de compra de un pedido de un cliente (entre búsqueda, ordenamiento y tipeo en el sistema) y hoy lo resolvemos en 10 minutos como mucho, y eso si quiero hacer alguna revisión, sino es online.
Contás con un margen de cero error. Es una tranquilidad, veníamos padeciendo los errores de tipeo, se invertían los números de órdenes de compra, los camiones quedaban retrasados porque no coincidía lo que decía el documento con lo que estaba por salir, había que corregir a mano y hacer una copia porque en el sistema ya había quedado mal cargada la orden. Eso ya no ocurre.
Introducir el envío de facturas también en forma automática fue un cambio porque antes nosotros sólo enviábamos la factura con el camión directo a la sucursal. El primer problema era que el chofer las perdía o que la sucursal no las devolvía. Por ende no nos llegaba las recepciones, entonces había que sacar copias, reimprimirlas, volver a mandarlas. Ahora es como con los pedidos, con un click y en segundos envío todas las facturas. Incluso aún renegamos por facturas que se emitieron antes de contar con el servicio pero lo primero que notamos desde que contamos con Planexware es que se cumplen los plazos de pago, la información llega a tiempo. Como consecuencia se eliminan los posibles reclamos por diferencias porque el documento llega al cliente tal como lo emitimos nosotros.
El valor agregado de todo este circuito es que ya no hay esa persecución a atención a proveedores. Dejamos de presionar sobre algunos puntos que faltaba ajustar dentro de nuestro acuerdo comercial y bajaron los reclamos de ambas partes. Y como regla general, si no te subís al cambio tecnológico, todo lleva más tiempo y más esfuerzo. Permite que las personas hagan un trabajo de análisis y no que sólo sean data entry. En definitiva ambos circuitos, el de ventas y el de cobro, se pusieron al día y fluyen. Estamos felices.
